COMPONENTES BÁSICOS DE UNA BASE DE DATOS

Los componentes de una base de datos de Access son:

• Tablas
• 
  
• Consultas
• 
  
• Formularios
• 
  
• Informes

y en un nivel más avanzado, macros y módulos.






Tablas


Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas. Cada tabla representa a una entidad de la base de datos (alumno, libro, producto, …).


Una tabla es similar en apariencia a una hoja de cálculo, en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros es donde se almacena cada información individual. Cada registro consta de campos (al menos uno). Los campos corresponden a las columnas de la tabla (nombre, dirección, titulo, …)


Antes de crear tablas, debes examinar cuidadosamente tus requisitos y diseñar la base de datos para determinar las tablas que necesitas.


Consultas


Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos. Pueden realizar numerosas funciones diferentes. Su función más común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que deseas ver suelen estar distribuidos por varias tablas y, gracias a las consultas, puedes verlos en una sola hoja de datos.


Además, puesto que normalmente no deseas ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para “filtrar” los datos hasta obtener solo los registros que desee


Formularios


Los formularios se conocen a veces como “pantallas de entrada de datos”. Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos. Se puede crear una base de datos sin usar formularios, editando los datos de las hojas de las tablas. No obstante, casi todos los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y editar datos en las tablas. Los formularios proporcionan un formato fácil de utilizar para trabajar con los datos.


La introducción de los datos directamente sobre las tablas es bastante incómoda. Los formularios permiten la introducción de datos en las tablas de una forma más sencilla y más limpia. En vez de introducir los datos directamente sobre la tabla, los datos se introducen en la tabla a través de los formularios.


Las tablas almacenan la información, los formularios se encargan de recogerla.


Informes


Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Normalmente, un informe responde a una pregunta específica. Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datos actualizados de la base de datos. Los informes suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero también se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrónico.


Macros y Módulos

Las macros en Access se pueden considerar como un lenguaje de programación simplificado, que se puede utilizar para aumentar la funcionalidad de la base de datos. Las macros contienen acciones que realizan tareas, como abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar la base de datos. Casi todas las operaciones de bases de datos que normalmente se realizan manualmente se pueden automatizar mediante macros, ahorrando así mucho tiempo.




Los módulos, como las macros, son objetos que sirven para aumentar la funcionalidad de la base de datos. Los módulos se escriben en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones (VBA).