BASE DE DATOS EN ACCESS

Toda empresa u organización necesita tener un control de sus datos. Microsoft Access es una aplicación para manejo de bases de datos que cuenta con una interfaz de usuario amigable que facilita su uso sin requerir un conocimiento especializado de programación.

Microsoft Access es un sistema interactivo de administración de bases de datos para Windows. Access tiene la capacidad de organizar, buscar y presentar la información resultante del manejo de sus bases de datos. Entre sus principales características se encuentran:

Access es gráfico, por lo que aprovecha al máximo la potencia gráfica de Windows, ofreciendo métodos usuales de acceso a los datos y proporcionando métodos simples y directos de trabajar con la información.

Access facilita la administración de datos, ya que sus posibilidades de consulta y conexión le ayudan a encontrar rápidamente la información deseada, cualquiera que sea su formato o lugar de almacenamiento.

Con Access es posible producir formularios e informes sofisticados y efectivos, así como gráficos y combinaciones de informes en un solo documento.

Access permite lograr un considerable aumento en la productividad mediante el uso de los asistentes y las macros. Estos permiten automatizar fácilmente muchas tareas sin necesidad de programar.

COMPONENTES BÁSICOS DE UNA BASE DE DATOS

Los componentes de una base de datos de Access son:

• Tablas
• 
  
• Consultas
• 
  
• Formularios
• 
  
• Informes

y en un nivel más avanzado, macros y módulos.






Tablas


Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas. Cada tabla representa a una entidad de la base de datos (alumno, libro, producto, …).


Una tabla es similar en apariencia a una hoja de cálculo, en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros es donde se almacena cada información individual. Cada registro consta de campos (al menos uno). Los campos corresponden a las columnas de la tabla (nombre, dirección, titulo, …)


Antes de crear tablas, debes examinar cuidadosamente tus requisitos y diseñar la base de datos para determinar las tablas que necesitas.


Consultas


Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos. Pueden realizar numerosas funciones diferentes. Su función más común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que deseas ver suelen estar distribuidos por varias tablas y, gracias a las consultas, puedes verlos en una sola hoja de datos.


Además, puesto que normalmente no deseas ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para “filtrar” los datos hasta obtener solo los registros que desee


Formularios


Los formularios se conocen a veces como “pantallas de entrada de datos”. Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos. Se puede crear una base de datos sin usar formularios, editando los datos de las hojas de las tablas. No obstante, casi todos los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y editar datos en las tablas. Los formularios proporcionan un formato fácil de utilizar para trabajar con los datos.


La introducción de los datos directamente sobre las tablas es bastante incómoda. Los formularios permiten la introducción de datos en las tablas de una forma más sencilla y más limpia. En vez de introducir los datos directamente sobre la tabla, los datos se introducen en la tabla a través de los formularios.


Las tablas almacenan la información, los formularios se encargan de recogerla.


Informes


Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Normalmente, un informe responde a una pregunta específica. Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datos actualizados de la base de datos. Los informes suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero también se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrónico.


Macros y Módulos

Las macros en Access se pueden considerar como un lenguaje de programación simplificado, que se puede utilizar para aumentar la funcionalidad de la base de datos. Las macros contienen acciones que realizan tareas, como abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar la base de datos. Casi todas las operaciones de bases de datos que normalmente se realizan manualmente se pueden automatizar mediante macros, ahorrando así mucho tiempo.




Los módulos, como las macros, son objetos que sirven para aumentar la funcionalidad de la base de datos. Los módulos se escriben en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones (VBA).

TIPOS DE CAMPOS EN ACCESS

Texto

Para caracteres alfanuméricos, incluido texto, o texto y números, que no se utilicen en cálculos (por ejemplo, un Id. de producto).
Hasta 255 caracteres

Memo

Para texto con una longitud de más de 255 caracteres o que utilice formato enriquecido. Los ejemplos incluyen notas, descripciones extensas y párrafos con formato de texto, como negrita o cursiva.

Use la propiedad Formato del texto de un campo Memo para especificar si el campo es compatible con el texto con formato.

Establezca la propiedad Sólo anexar de un campo Memo en Sí para conservar versiones anteriores del valor del campo cuando éste cambie.

Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2 gigabytes de almacenamiento (2 bytes por carácter), de lo que es posible mostrar 65.535 caracteres en cualquier control único.

Número

Para almacenar valores numéricos (enteros o fraccionarios) que se van a utilizar en cálculos, excepto valores monetarios.

NOTA: Para los valores monetarios use el tipo de datos Moneda.

1, 2, 4, 8 o 12 bytes (16 bytes cuando se usa en un Id. de réplica)

Fecha y hora

Para almacenar valores de fecha y hora. Observe que cada valor almacenado incluye un componente de fecha y uno de hora.
8 bytes

Autonumeración

Para generar valores exclusivos que se puedan utilizar como clave principal que Access inserta cuando se agrega un registro. Observe que los campos Autonumérico pueden incrementarse secuencial mente, en un incremento concreto o asignado aleatoria mente.
4 bytes (16 bytes cuando se utiliza en un Id. de réplica)

Sí/No

Para valores booleanos: Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/Desactivado.
1 bit (0,125 bytes)

Objeto OLE

Para almacenar objetos OLE de otros programas de Microsoft Windows.
Hasta 1 gigabyte

TABLAS EN ACCESS

Una base de datos relacional, como Access normalmente tiene varias tablas relacionadas. En una base de datos bien diseñada, cada tabla almacena datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Una tabla tiene registros (filas) y campos (columnas). Los campos tienen diferentes tipos de datos, como texto, números, fechas e hipervínculos.

1. Un registro: contiene datos específicos, como información acerca de un determinado empleado o un producto.
2. Un campo: contiene datos sobre un aspecto del asunto de la tabla, como el nombre o la dirección de correo electrónico.
3. Un valor de campo: cada registro tiene un valor de campo. Por ejemplo, Contoso, Ltd. o alguien@ejemplo.com. 

Propiedades de tabla y campo

Las características y comportamiento de tablas y campos se definen y se controla mediante las propiedades. Las propiedades de una tabla se establecen en la hoja de propiedades de la tabla. Por ejemplo, puede establecer la propiedad vista predeterminada de una tabla para especificar cómo se muestra forma predeterminada. La propiedad de un campo define un aspecto del comportamiento del campo. También puede establecer propiedades de campo en la vista Diseño mediante el panelPropiedades de campo. Cada campo tiene un tipo de datos que define el tipo de información que almacena. Ejemplos de tipos de datos son varias líneas de texto o moneda.
Relaciones de tabla

Aunque cada tabla de una base de datos almacena datos acerca de un asunto específico, las tablas de una base de datos relacional como Access almacenan datos sobre asuntos conectados entre sí. Por ejemplo, es posible que una base de datos contenga:

TIPOS DE RELACIONES ENTRE TABLAS DE ACCESS

Existen tres tipos de relaciones de tabla.

Una relación uno a varios

Considere una base de datos de seguimiento de pedidos que incluya una tabla Clientes y una tabla Pedidos. Un cliente puede realizar cualquier número de pedidos. Por lo tanto, para cualquier cliente representado en la tabla Clientes puede haber representados muchos pedidos en la tabla Pedidos. Por consiguiente, la relación entre la tabla Clientes y la tabla Pedidos es una relación de uno a varios.

Para representar una relación de uno a varios en el diseño de la base de datos, tome la clave principal del lado "uno" de la relación y agréguela como un campo o campos adicionales a la tabla en el lado "varios" de la relación. En este caso, por ejemplo, agregaría un nuevo campo: (el campo Id. de la tabla Clientes) a la tabla Pedidos y le denominaría Id. de cliente. Access utilizaría entonces el número de identificador del cliente de la tabla Pedidos para localizar el cliente correcto de cada producto. 

Una relación de varios a varios

Considere la relación entre una tabla Productos y una tabla Pedidos. Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otro lado, un único producto puede aparecer en muchos pedidos. Por tanto, para cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios registros en la tabla Productos. Además, para cada registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos. Este tipo de relación se denomina relación de varios a varios porque para un producto puede haber varios pedidos, y para un pedido puede haber varios productos. Tenga en cuenta que para detectar las relaciones de varios a varios existentes entre las tablas, es importante que considere ambas partes de la relación.

Para representar una relación de varios a varios, debe crear una tercera tabla, a menudo denominada tabla de unión, que divide la relación de varios a varios en dos relaciones uno a varios. Debe insertar la clave principal de cada una de las dos tablas en la tercera. Como resultado, la tercera tabla registra cada ocurrencia, o instancia, de la relación. Por ejemplo, la tabla Pedidos y la tabla Productos tienen una relación varios a varios que se define mediante la creación de dos relaciones uno a varios con la tabla Detalles de pedidos. Un pedido puede incluir muchos productos, y cada producto puede aparecer en muchos pedidos.

Una relación uno a uno

En una relación uno a uno, cada registro de la primera tabla sólo puede tener un registro coincidente en la segunda tabla y viceversa. Este tipo de relación no es común porque, muy a menudo, la información relacionada de este modo se almacena en la misma tabla. Puede utilizar la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar información que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla principal. Cuando identifique esta relación, ambas tablas deben compartir un campo común.

Descripción de la integridad referencial

Al diseñar una base de datos, se divide la información en muchas tablas basadas en temas para minimizar la redundancia de los datos. A continuación, se proporciona a Office Access 2007 los medios para recopilar de nuevo la información, colocando campos comunes en tablas relacionadas. Por ejemplo, para representar una relación de uno a varios se toma la clave principal de la tabla "uno" y se agrega como un campo adicional a la tabla "varios". Para recopilar de nuevo los datos, Access toma el valor de la tabla "varios" y busca el valor correspondiente en la tabla "uno". De este modo los valores de la tabla "varios" hacen referencia a los valores correspondientes de la tabla "uno".

Suponga que tiene una relación de uno a varios entre las tablas Transportistas y Pedidos y desea eliminar un transportista. Si el destinatario que desea quitar tiene pedidos en la tabla Pedidos, dichos pedidos quedarán "huérfanos" si elimina el registro Transportista. Los pedidos todavía contendrán un Id.de transportista, pero el Id. ya no será válido, porque el registro al que hace referencia ya no existe.

El propósito de la integridad referencial es evitar los registros huérfanos y mantener las referencias sincronizadas para que esta situación hipotética no ocurra nunca.

La integridad referencial se aplica habilitándola para una relación de tabla (vea Exigir integridad referencial para obtener instrucciones paso a paso). Una vez habilitada, Access rechazará todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial de esa relación de tabla. Esto significa que Access rechaza las actualizaciones que cambian el destino de una referencia, así como las eliminaciones que quitan el destino de una referencia. Sin embargo, es posible que tenga la necesidad perfectamente válida de cambiar la clave principal de un transportista que tiene pedidos en la tabla Pedidos. Para tales casos, lo que realmente necesita es que Access actualice automáticamente todas las filas afectadas como parte de una única operación. De ese modo, Access se asegura de que la actualización es completa y la base de datos no tiene un estado inconsistente con algunas filas actualizadas y otras no. Por ello, Access incluye la opción Eliminar en cascada los registros relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial, se selecciona la opción Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuación, se actualiza una clave principal, Access actualiza automáticamente todos los campos que hacen referencia a la clave principal.

También es posible que tenga la necesidad válida de eliminar una fila y todos los registros relacionados; por ejemplo, un registro Transportista y todos los pedidos relacionados de ese transportista. Por ello, Access incluye la opción Eliminar en cascada los registros relacionados. Si aplica la integridad referencial y selecciona la opción Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuación, elimina un registro en la parte de la clave principal de la relación, Access eliminará automáticamente todos los campos que hagan referencia a la clave principal.

RELACIONES ENTRE TABLAS DE ACCESS

Es la forma mediante el cual las tablas comparten su información , para que ese proceso pueda funcionar debes de tener como mínimo un campo en común entre dos tablas. Normalmente se utiliza el campo que se definió como clave primaria en una tabla y ese campo debe de ir en la otra tabla(campo foráneo y ademas el campo debe de ser del mismo tipo de dato que la clave primaria.

Uno de los objetivos de un buen diseño de base de datos es eliminar la redundancia de los datos (datos duplicados). Para lograr dicho objetivo, conviene desglosar los datos en muchas tablas basadas en temas para que cada hecho esté representado sólo una vez. A continuación, se debe proporcionar a Microsoft Office Access los medios para recopilar de nuevo la información desglosada (esto se realiza colocando campos comunes en tablas que están relacionadas). Sin embargo, para realizar este paso correctamente, primero deberá comprender las relaciones existentes entre las tablas y, a continuación, especificar dichas relaciones en la base de datos de Office Access.

CONSULTA DE TABLAS EN ACCESS

Con las consultas, es más fácil ver, agregar, eliminar y cambiar datos en una base de datos de Access. Otros motivos para usar consultas:

Encontrar datos específicos rápidamente, filtrándolos según criterios concretos (condiciones)

Calcular o resumir datos

Automatizar tareas de administración de datos como, por ejemplo, revisar de vez en cuando los datos más actuales.

Obtiene un conjunto más sólido de opciones de consulta cuando trabaja con una base de datos de escritorio de Access, pero las aplicaciones web de Access ofrecen algunas de las opciones de consulta que se muestran a continuación. Para más información sobre las aplicaciones web de Access, sobre el nuevo tipo de base de datos que diseña con Access y sobre la publicación en línea.

Un criterio es similar a una fórmula, es una cadena que puede estar compuesta por referencias de campo, operadores y constantes. Los criterios de búsqueda también se conocen como expresiones en Microsoft Office Access

En Microsoft Access podemos crear una consulta utilizando el asistente para consultas sencillas o desde los objetos consultas seleccionar la opción Crear una consulta en vista diseño como muestra la gráfica.. Cuando comience a crear consultas por primera vez, el uso de un asistente resulta la mejor forma, ya que un asistente le guiará a través del proceso. Una vez seleccionados los datos que deseamos examinar, podremos modificar la consulta para centrar nuestra atención en una determinada información. Debería planificar su consulta (es decir, debería decidir qué datos desea utilizar) antes de comenzar a utilizar el Asistente para consultas sencillas, ya que deseará seleccionar sólo aquellos datos que respondan a su pregunta.